Registro de Asistencia Laboral en Perú: Requisitos, Multas y Recomendaciones

¿Tu empresa lleva correctamente el registro de asistencia?

Si no lo haces según la ley, podrías enfrentarte a multas graves de SUNAFIL o incluso demandas por horas extras.

En este artículo te explicamos quiénes deben registrar asistencia, qué datos exige la normativa y qué errores debes evitar para evitar sanciones.

Todos los empleadores del régimen privado deben llevar un registro permanente de asistencia para los siguientes trabajadores:

• Trabajadores sujetos al régimen laboral privado.
• Personas bajo modalidades formativas (como practicantes).
• Personal destacado o desplazado por empresas intermediarias, contratistas o subcontratistas.

No están obligados a firmar el registro de asistencia los siguientes trabajadores:

• Trabajadores de dirección.
• Trabajadores que no están sujetos a fiscalización inmediata.
• Trabajadores que prestan servicios intermitentes durante el día.

Contenido obligatorio del registro de asistencia

Según la normativa peruana, el registro debe incluir como mínimo:

• Nombre o razón social del empleador.
• RUC del empleador.
• Nombre y número de DNI del trabajador.
• Fecha, hora y minutos de ingreso y salida.
• Tiempos fuera de jornada (por refrigerio u otros).

¿El registro puede ser digital o físico?

Sí. Puede llevarse en formato físico o digital, siempre que se garantice su seguridad, integridad y veracidad.

Además, el empleador está obligado a:

• Exhibir de forma visible el horario de trabajo.
• Mostrar los tiempos de refrigerio y tolerancia (de ser el caso).

No contar con el registro o tenerlo incompleto puede ser considerado:

• Infracción leve: por no exhibir el horario.
• Infracción grave: por no llevar el registro o hacerlo mal.
• Infracción muy grave: por impedir al trabajador registrar su asistencia o manipular los registros.

¿Y si el trabajador se queda más tiempo?

Si un trabajador permanece en el centro de trabajo antes del horario de ingreso o después de su hora de salida, se presume que está realizando horas extras, salvo que el empleador pruebe lo contrario con evidencia objetiva.

Esto puede implicar el pago de sobretiempo.

¿Cuántos años se debe guardar el registro?

Los registros de asistencia deben conservarse por un mínimo de cinco (5) años, para estar preparados ante inspecciones de SUNAFIL o procesos judiciales.

Preguntas frecuentes sobre el registro de asistencia

¿Qué pasa si no llevo el registro de asistencia?

Podrías recibir sanciones de SUNAFIL clasificadas como infracciones leves, graves o muy graves, dependiendo del tipo de omisión.

¿Se puede usar Excel para llevar el registro?

Sí, siempre que sea seguro, verificable y no se pueda adulterar. Sin embargo, lo ideal es usar un sistema digital con respaldo automático.

¿Qué pasa si el trabajador firma asistencia pero no trabaja?

Podría constituir una falta grave por parte del trabajador, pero también puede ser cuestionado si no existe fiscalización. Es importante tener supervisión activa.

Conclusiones y recomendaciones para tu empresa

El registro de asistencia laboral no es solo un requisito formal. Es un documento clave para:

• Evitar sanciones legales y económicas.
• Proteger a tu empresa ante demandas laborales.
• Probar que se cumple con la jornada pactada.

Jiguel Silva Santisteban( Contador & Consultor Empresarial )

Más de 10 años ayudando a empresas y emprendedores en Lima y Perú a fortalecer sus negocios mediante asesoría contable, tributaria y capacitación empresarial.